L’Ufficio Archivio: come viene tenuto
Prima regola da osservare per la tenuta dell’archivio è la conservazione dei documenti ivi contenuti e la tenuta secondo i principi di massimo ordine.
In particolare occorre istituire sezioni separate di archivio per i documenti riguardanti pratiche ormai esaurite da oltre 40 anni, redigendo il relativo inventario in triplice copia, il quale verrà inviato alla Sovraintendenza archivistica.
L’archivio di deposito dovrà essere organizzato tenendo presento che una parte di questo è destinata ad integrare l’archivio storico. Occorre operare una separazione tra archivio storico, sezione separata d’archivio e archivio corrente..
Periodicamente si dovrà procedere allo scarto d’archivio. Il Comune e gli enti locali, dovranno consentire agli studiosi che ne facciano domanda, tramite la Sovraintendenza archivistica, la consultazione dell’archivio storico. Bisogna infine adottare tutti quegli accorgimenti che rendono semplice e celere la consultazione dell’archivio.
Della gestione e conservazione dei documenti archiviati sono responsabili il dirigente e il dipendente pubblico preposti. Il d.lgs. 82/2005 ha disposto la graduale sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici: trattasi naturalmente di documenti necessariamente da conservare.
Sicché le pubbliche amministrazioni devono valutare in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione, e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con quelli informatici.
Si possono consultare i documenti degli archivi pubblici?
Si! si possono liberamente consultare nel rispetto però dei limiti della tutela della politica interna ed esterna dello Stato, della tutela della riservatezza.
I documenti sono consultabili dopo anni decorrenti dalla data riportata sul documento e quelli che trattano dati puramente privati potranno essere consultati dopo 70 anni.
Cosa è l’archivio corrente
L’archivio corrente è costituito dal complesso degli atti, delle carte e dei documenti dell’anno in corso, oltre a quelli di data anteriore relativi a pratiche non concluse e quindi ancora pendenti. Tutte le lettere e gli atti che giungono in Comune o le minute di quelli in partenza troveranno posto, ciascuno, nel fascicolo che si riferisce a quel determinato affare, in modo tale che l’atto più recente si veda per primo ed il fascicolo, se non dovrà essere passato a qualche ufficio, verrà riposto nell’archivio corrente. Tutti i fascicoli saranno numerati progressivamente per classe.
Cosa è l’archivio di deposito?
Quando una pratica giunge ad esaurimento e viene definita senza che vi sia possibilità di riesaminarla a breve scadenza, deve essere passata nell’archivio di deposito.
L’archivio di deposito comprende gli atti relativi ad affari esauriti da non oltre 40 anni.
Nel gennaio di ciascun anno si levano i documenti dall’archivio corrente e si collocano in quello di deposito.
Infine si parla di sezione separata di archivio quando questo comprende tutti atti relativi ad affari conclusi da oltre 40 anni. La direzione della sezione separata dell’archivio degli enti pubblici va affidata non a chiunque, ma a quel personale in possesso del titolo di studio e specializzazione previsti dall’art. 31 del D.P.R. N. 1409/1963 e cioè: il diploma conseguito nelle scuole archivistiche, paleografiche o diplomatiche.