L’Ufficio dell’Archivio e il Protocollo
Si può ben dire che l’archivio è l’ufficio più delicato del Comune e che enorme è la sua importanza, dato che esso costituisce il perno sul quale si articola e si svolge, giorno per giorno, la complessa vita e macchina di un ente pubblico. L’art.50 del t.u. 445/2000 (testo unico sulla documentazione amministrativa) ha stabilito che sin a partire dal 1° gennaio 2004 le pubbliche amministrazioni devono provvedere a realizzare o revisionare i sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei dei procedimenti amministrativi.
Uno dei principali doveri del dirigente o responsabile del servizio o .’impiegato all’uopo incaricato è quello di badare a che l’ufficio archivio funzioni alla perfezione, affinché in ogni momento sia possibile reperire tempestivamente qualsiasi fascicolo e qualsiasi documento.
La funzione dell’archivio è quella di tenere perfettamente ordinati tutti i documenti, i registri, le carte, ecc., riflettenti l’amministrazione del Comune.
Le principali disposizioni che disciplinano la tenuta dell’archivio sono: D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, il d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e il T.U. n. 445/2000 il quale ha introdotto importanti disposizioni concernenti il protocollo e l’archivio informatico.
A dirla tutta anche una vecchia circolare del Ministero dell’interno del 1° marzo 1897 è ancor oggi un valido punto di riferimento e che testualmente prevede: «La mancanza di ordine e di metodo nella tenuta e conservazione delle carte ufficiali non è lieve difetto, sul quale si possa trascorrere incuranti, poiché, oltre al disagio ed alla perdita di tempo che ne deriva ad amministratori ed impiegati per le difficili ricerche, oltre agli inconvenienti che possono nascere dal non aver presenti, per difettosa classificazione, nella trattazione di un affare, tutti i documenti che vi si riferiscono, non di rado avviene che il non poter trovare a tempo opportuno un atto pure di non grande importanza in se stesso porta a grave lesione degli interessi comunali».
La suddetta circolare ministeriale, al fine di rendere ordinata la conservazione di tutti gli atti, dispone che gli stessi vengano divisi e classificati in 15 categorie e, inoltre, in classi e fascicoli, a seconda della materia e dell’affare.
La classificazione (o titolario d’archivio) prevista dalla citata circolare pur essendo ancora un valido riferimento, è da ritenersi superata, dato che nuove disposizioni di legge, quali la legge n. 59/1997, il d.lgs. n. 112/ 1998 ed infine la legge costituzionale n. 3/2001 hanno esteso le funzioni ed i compiti affidati agli enti locali, rendendo necessario un conseguente aggiornamento dei titolari d’archivio previsti nella citata circolare.
Alcune categorie d’affari come la tutela dell’ambiente, del tutto assente nella cultura ottocentesca, hanno assunto nella realtà locale una rilevanza preponderante, mentre altre, hanno gradualmente perso importanza, venendo meno.
Infine, l’introduzione dello strumento informatico nella gestione ed archiviazione dei documenti ha introdotto nuovi criteri organizzativi rispondenti ad una più efficiente e razionale logica di lavoro.
Per sopperire agli inconvenienti descritti il Ministero per i beni e le attività culturali ha costituito un Gruppo nazionale di lavoro, composto da vari esperti nella materia, che hanno provveduto a redigere un modello di titolario d’archivio adattabile da qualsiasi Comune italiano, poiché è stato predisposto sulla base delle funzioni generali riscontrabili in ciascun ente. Certo è possibile che si rendano necessari alcuni adattamenti alle caratteristiche peculiari di ciascun Comune, ma il modello è di sicura utilità.
Il titolario, costituendo uno strumento di autodeterminazione organizzativa del Comune, deve essere adottato mediante apposita delibera di Giunta.
Dopo l’adozione, il titolario diviene vincolante, nel senso che dovrà essere sempre utilizzato nella forma definita nel provvedimento che lo ha approvato, ma al contempo deve essere prontamente aggiornato qualora subentrino mutamenti nelle funzioni assegnate all’ente.
Tali modifiche dovranno essere recepite mediante lo stesso tipo di provvedimento con il quale il titolario è stato adottato.
L’adozione del titolario deve ritenersi obbligatoria, considerato che l’art. 50 del d.P.R. 445/2000 dispone che ciascuna amministrazione deve stabilire un piano di classificazione dei documenti e che più rigide regole organizzative vengono imposte dall’utilizzo degli strumenti informatici previsti dalla legge. Il titolario è suddiviso in titoli e classi: un esempio di protocollo in una pubblica amministrazione è:
Titolo I – Amministrazione Generale
(qui sono indicate tutte le classi: Statuto, Regolamenti ecc..)
Titolo II – Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
Titolo III – Risorse Umane
Titolo IV – Risorse Finanziarie e patrimoniali (o Servizio di Ragioneria)
Titolo IV – Affari legali
Titoli V – Pianificazione e gestione del territorio
Titolo VI – Pianificazione e gestione del territorio
Titolo VII – Servizi alla persona
Titolo VIII – Attività economiche
Titolo IX – Polizia locale e sicurezza pubblica
Titolo X – Tutela della Salute
Titolo XI – Servizi demografici
Titolo XII – Leva militare
Titolo XIII – Elezioni e iniziative popolari
Titolo XIV – Oggetti diversi
All’interno di ciascun titolario potranno essere inseriti dei repertori dei fascicoli che costituiscono dei registri ove vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui vengono costituiti all’interno del titolario.