PROTOCOLLAZIONE DEGLI ATTI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

Come era il Protocollo Cartaceo: oggi è tutto informatico

Un adempimento fondamentale, che si ricollega strettamente al compito dell’archivio, è l’operazione di protocollo di tutte le carte in arrivo ed in partenza.

A questo scopo esistono dei registri con fogli stampati a diverse colonne che devono recare i seguenti dati:

a) innanzitutto il numero di protocollo che è un numero di ordine progressivo accanto al quale c’è una colonna con il richiamo dei numeri precedenti che si riferiscono allo stesso affare;

b) la data della registrazione;

c) la data e il numero del foglio che deve essere protocollato;

d) numero degli allegati;

e) l’indicazione della persona, dell’ufficio o dell’ente che invia l’atto;

f) l’oggetto dell’atto; g) a quale ufficio comunale viene inviato;

g) la data di quest’ultimo invio;

i) i successivi carichi ad altri reparti od uffici;

i) la classificazione (categoria, classe, fascicolo).

Mediante le annotazioni su questo registro sarà facilitata la ricerca qualsiasi atto giacché lo stesso risulterà numerato e si saprà in qua_ _ ufficio reperirlo. Se poi si vuole ulteriormente facilitare la ricerca presso i vari uffici, sarà opportuno istituire dei registri (uno per ogni riparto) dove vengon elencati i numeri di protocollo di tutte le carte caricate ai singoli settori.

Il registro di protocollo ha anche un’altra funzione indispensabile che è quella di accertare la data in cui qualsiasi atto, lettera o carta sono pervenuti o sono stati spediti dal Comune.

I registri di protocollo possono essere due (uno per la spedizione e uno per gli arrivi) ma se le scritturazioni e le indicazioni sono fatte diligentemente, uno solo può bastare sia per le partenze che per gli arrivi.

Oggi tutte le operazioni di protocollazione dei documenti dovranno essere effettuate mediante l’ausilio del protocollo informatico, il quale sostituendosi ai registri cartacei, consente una più efficiente e veloce gestione dei documenti.

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